Навигация+ 

Електронний документообіг договорів в СЕД: від проекту до підписання

Опубликовано Август 4, 2020 – 08:08

Будь яка компанія у своїй діяльності стикається з оформленням договорів. Чим вона більша, тим обсяг договорів більше і впорядкувати роботу з ними важливіше. Звичайно, в договірній роботі правлять бал юристи. Але і ми можемо внести свій істотний внесок, якщо допоможемо оптимізувати документообіг цих документів. У сучасному світі роботу навіть з паперовими договорами (яких поки більшість) вибудовують за допомогою системи електронного документообігу (СЕД). Вона оптимізує роботу, скорочує трудовитрати, дає можливість швидкого пошуку інформації на кожному етапі роботи з договорами.

Использовать битрикс разработчикам сайтов поможет вам проще управлять своим бизнесом.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Далі в статті розглянемо початкові етапи життєвого циклу договору в СЕД, показані у Схемі 1. Розберемо кожен з цих етапів докладно - пояснюючи, як на практиці їх можна виконувати. У статті «Автоматизація роботи з договорами за допомогою Excel або Access» в № 4 '2019 і № 5' 2019 показаний досвід агрохолдингу: які дані фіксувати в реєстрі про договори і їх додаткову угоду, специфікаціях і т.п. супутніх документах; якомога кольором і заливкою осередків виділяти копії і договори, розірвані раніше терміну; як налаштувати вибір виду договору зі списку; якомога автоматично заповнювати термін зберігання в залежності від виду договору; як додати кольорову ідентифікацію договорів за термінами зберігання та ін.

Див. Статтю « Договори: передноворічні клопоти » в № 12 '2015 Див. Статтю «Договірна робота: сучасний підхід і регламентація» в № 6 '2016 , № 7' 2016 , № 8 '2016 , № 9' 2016 , № 10 '2016 , № 11' 2016 Включення проекту договору в СЕД Всі укладені компанією договори ми вносимо в СЕД, тому що вона накопичує базу даних по всій договірної інформації: починаючи від реквізитів контрагентів і закінчуючи електронними копіями підписаних договорів. На кожен проект договору в СЕД заводиться картка, в якій буде зафіксована вся необхідна інформація, тому що її багато, вона розподілена по кільком логічним вкладках. На вкладці «Реквізити» (Приклад 1) заповнюються: вид документа (договір або специфікація до договору, додаткову угоду до договору, додаткова угода до специфікації); реєстраційний номер і дата, проставлені з боку контрагента; дані підписантів; тип договору; термін дії; сума; дані виконавця; короткий зміст.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Похожие страницы